آینده دورکاری، جلسات اداری و سازمانی

تا همین چند سال قبل، برای بسیاری از مدیران و کارکنان، محل کار مفهومی کاملاً فیزیکی داشت؛ جایی مشخص با ساعت ورود و خروج ثابت، جلسات حضوری و ارتباطاتی که بیشتر در فضای اداری شکل می‌گرفت.

کد خبر: ۱۳۷۶۷۲۱

تاریخ: ۱۳ خرداد ۱۴۰۵ - ۱۰:۵۷

با پیشرفت فناوری، گسترش اینترنت، نیاز سازمان‌ها به سازگاری سریع‌تر با تغییرات و تجربه شیوه‌های تازه کاری باعث شد این تصویر سنتی به‌تدریج تغییر کند. امروزه، دورکاری به یکی از گزینه‌های ایده‌ال در شیوه انجام کار در سازمان‌ها تبدیل شده است.

واقعیت این است که سازمان‌ها به دنبال مدلی هستند که هم بهره‌وری را حفظ کند، هم هزینه‌ها را کاهش دهد و هم امکان استفاده از نیروهای انسانی در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف را فراهم سازد. به همین جهت است که مدل دورکاری، بیش از گذشته مورد توجه قرار گرفته است. در کنار حذف نیاز به حضور فیزیکی، دورکاری به طراحی درست ارتباطات، جلسات اداری، ابزارها و فرهنگ کاری بستگی دارد.

تعریف دورکاری

دورکاری به زبان ساده یعنی انجام وظایف شغلی خارج از محل فیزیکی ثابت سازمان، با تکیه بر ابزارهای ارتباطی، مدیریتی و دیجیتال. در این مدل، کارکنان می‌توانند از خانه، فضای کار اشتراکی یا هر مکان دیگری وظایف خود را انجام دهند، بدون آنکه حضور دائم آن‌ها در دفتر شرکت ضروری باشد.

البته دورکاری فقط به معنای «کار کردن از خانه» نیست. این مفهوم در عمل نوعی بازتعریف رابطه میان سازمان، نیروی کار، زمان و مکان فعالیت است. در مدل سنتی، حضور فیزیکی یکی از شاخص‌های اصلی نظم و عملکرد به شمار می‌رود؛ اما در دورکاری، آنچه اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، خروجی کار، کیفیت ارتباطات، روشن بودن مسئولیت هر فرد و نظم در هماهنگی تیمی است.

در واقع، پیاده‌سازی دورکاری نیازمند تغییر در سبک مدیریت، شیوه ارزیابی عملکرد، نحوه ارتباط مدیر و کارمند و حتی نوع برگزاری جلسات است. اگر سازمانی بدون آمادگی فرهنگی و فنی به سمت دورکاری حرکت کند، احتمال دارد به‌جای افزایش بهره‌وری، با افت هماهنگی و ابهام در مسئولیت‌ها مواجه شود.

انواع دورکاری در سازمان‌ها

دورکاری در همه سازمان‌ها با الگوی ثابتی اجرا نمی‌شود. نوع فعالیت، اندازه تیم، میزان وابستگی کارها به حضور فیزیکی، فرهنگ سازمانی و سطح آمادگی زیرساخت‌ها، تعیین می‌کنند که سازمان چه مدلی از دورکاری را انتخاب کند. به همین دلیل، بسیاری از شرکت‌ها به‌جای استفاده از یک الگوی ثابت، تلاش می‌کنند مدل دورکاری متناسب با نیاز خود را طراحی کنند.

رایج‌ترین انواع دورکاری در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

دورکاری کامل: در این مدل، کارکنان به‌صورت تمام‌وقت خارج از دفتر کار می‌کنند و ارتباطات روزانه، جلسات، پیگیری وظایف و تحویل خروجی‌ها از طریق ابزارهای اینترنتی انجام می‌شود. این شیوه بیشتر برای تیم‌هایی مناسب است که وابستگی کمی به حضور فیزیکی دارند.

دورکاری ترکیبی یا هیبریدی: در مدل هیبریدی، کارکنان بخشی از هفته را در محل کار و بخشی را به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند. این مدل برای بسیاری از سازمان‌ها گزینه‌ای متعادل است، چون هم انعطاف‌پذیری دورکاری را فراهم می‌کند و هم ارتباط حضوری میان اعضای تیم را حفظ می‌کند.

دورکاری پروژه‌ای: در این نوع دورکاری، افراد یا تیم‌ها برای انجام یک پروژه مشخص به‌صورت غیرحضوری همکاری می‌کنند. این مدل معمولاً در همکاری با مشاوران، فریلنسرها، تیم‌های تخصصی یا نیروهای خارج از ساختار ثابت سازمان کاربرد دارد.

دورکاری مقطعی یا اضطراری: گاهی سازمان‌ها در بازه‌های زمانی خاص، به دلایلی مانند شرایط بحرانی، محدودیت‌های محیطی، مشکلات رفت‌وآمد یا تغییرات موقت در ساختار کاری، دورکاری را به‌صورت موقت اجرا می‌کنند.

دورکاری برای تیم‌های پراکنده جغرافیایی: در برخی سازمان‌ها، نیروها از ابتدا در شهرها یا حتی کشورهای مختلف مستقر هستند. در این حالت، دورکاری بخشی از شیوه اداره و پیشبرد کارهای سازمان محسوب می‌شود.

انتخاب هر کدام از این مدل‌ها باید بر اساس هدف سازمان، نوع وظایف و میزان آمادگی تیم‌ها انجام شود. اگر مدل دورکاری بدون شناخت درست از نیازها انتخاب شود، ممکن است به‌جای افزایش بهره‌وری، باعث کاهش هماهنگی و افت کیفیت خروجی نهایی کارها شود.

فلوی دورکاری:

جلسات اداری و سازمانی

در دورکاری، جلسات یکی از مهم‌ترین راه‌های هماهنگ نگه داشتن تیم هستند. وقتی اعضای سازمان در یک محل حضور ندارند، برنامه‌ریزی، پیگیری کارها، تصمیم‌گیری و حل مسئله باید در چارچوبی روشن و منظم انجام شود. اگر این هماهنگی شکل نگیرد، فاصله فیزیکی خیلی زود خودش را در قالب ناهماهنگی، تاخیر و سوءتفاهم نشان می‌دهد.

جلسه آنلاین زمانی ارزش دارد که هدفش مشخص باشد، در زمان معقول برگزار شود و در پایان به نتیجه روشنی برسد. جلسه‌های طولانی و بی‌برنامه معمولاً کمکی به پیشبرد کار نمی‌کنند، بلکه تمرکز و انرژی تیم را هم کاهش می‌دهند.

از جلسات آنلاین می‌توان برای هماهنگی پروژه‌ها، آموزش کارکنان، گفت‌وگو با مشتریان، بررسی روند کار و حفظ ارتباط میان اعضای تیم استفاده کرد. به همین خاطر، هم شیوه برگزاری جلسه و هم ابزاری که برای آن انتخاب می‌شود، می‌تواند بر کیفیت دورکاری تاثیر مستقیم بگذارد.

ابزارهای لازم برای دورکاری

دورکاری بدون ابزار مناسب، خیلی زود به بی‌نظمی و سوءتفاهم منجر می‌شود. برای اینکه این مدل به‌درستی اجرا شود، سازمان‌ها به مجموعه‌ای از ابزارهای ارتباطی، مدیریتی و اجرایی نیاز دارند.

نخستین دسته، ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین هستند. این ابزارها باید امکان ارتباط پایدار صوتی و تصویری، اشتراک‌گذاری محتوا، مدیریت ورود و خروج کاربران، ارائه فایل و تعامل میان شرکت‌کنندگان را فراهم کنند. در این میان، پلتفرم‌هایی مانند اسکای‌روم برای بسیاری از سازمان‌ها به گزینه‌ای قابل‌توجه تبدیل شده‌اند. به‌ویژه زمانی که جلسه باید در مقیاس حرفه‌ای‌تر و با مدیریت بهتر مخاطبان برگزار شود.

دسته دوم، ابزارهای مدیریت پروژه و پیگیری وظایف هستند. در محیط دورکاری، اگر مسئولیت‌ها شفاف نباشد یا زمان‌بندی‌ها به‌درستی ثبت نشود، احتمال بروز اختلال در روند کار بالا می‌رود. ابزارهای مدیریت پروژه کمک می‌کنند هر عضو تیم بداند چه وظیفه‌ای بر عهده دارد، در چه مرحله‌ای قرار دارد و چه زمانی باید خروجی خود را تحویل دهد.

ابزارهای اشتراک‌گذاری فایل نیز بخش مهمی از زیرساخت دورکاری هستند. این ابزارها دسترسی سریع اعضای تیم به اسناد، گزارش‌ها و فایل‌های موردنیاز را ممکن می‌کنند و باعث می‌شوند ارائه محتوا در جلسات آنلاین ساده‌تر و منظم‌تر انجام شود. در نتیجه، هم جابه‌جایی فایل‌ها ساده‌تر می‌شود و هم زمان لازم برای آماده‌سازی محتوا در جلسات کاهش پیدا می‌کند.

در کنار این موارد، پیام‌رسان‌های سازمانی، تقویم‌های کاری و ابزارهای زمان‌بندی هم نقش مهمی دارند. این ابزارها به تیم‌ها کمک می‌کنند در جریان برنامه‌ها، جلسات و تغییرات روزانه قرار بگیرند و هماهنگی میان افراد حفظ شود.

نکته مهم این است که فراهم کردن ابزار به‌تنهایی کافی نیست و کارکنان باید برای استفاده درست از این ابزارها آموزش ببینند. بسیاری از سازمان‌ها زمانی به نتیجه مطلوب می‌رسند که در کنار فراهم کردن زیرساخت فنی، به تاثیر آموزش در سازمان ها نیز توجه کنند. اگر کارکنان ندانند چگونه از ابزارهای ارتباطی و کاری استفاده کنند، این مدل به‌درستی اجرا نخواهد شد.

سخن آخر

بدیهی است که امروزه، دورکاری به بخشی از روند کار در سازمان‌ها تبدیل شده است. مدلی که می‌تواند هم به افزایش انعطاف‌پذیری کمک کند و هم هزینه‌ها و محدودیت‌های جغرافیایی را کاهش دهد. از این سو، باید گفت که موفقیت در چنین مسیری، به تصمیم‌گیری آگاهانه و درک بالا از ظرفیت تیم نیاز دارد. آینده کار، بیش از هر چیز، به توان سازمان‌ها در سازگار شدن با مدل‌های جدید وابسته است و دورکاری یکی از مهم‌ترین جلوه‌های این تغییر به شمار می‌رود.

انتهای رپرتاژ آگهی/